Facing Coronavirus Emergency

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This is a provisional page dedicated to the COVID-19 emergency

 

We have adopted a set of strict security measures for the safeguard of our personnel and their families while maintaining the viability of the research activities carried out in our laboratories. We consider these goals crucial to face the current situation, to prevent the interruption of years-long research work with important implications for cancer and to recover rapidly once the emergency is over.

We also decided to share previous internal communications concerning the COVID-19 emergency, in the hope that our experience will be of support to other research laboratories.

#weworksafely
#sciencealwayswins

Internal communications

 

 

March 30th

Dears,
we ask all those who access and leave the department before 7:30 am, or access the department after 5 pm, or during the week-end, to auto-certify their temperature sending an e-mail to lar-labman.
This is the text of the email:

“I declare that I've measured my body temperature, before having access to my work station, and that it is below 37.5°C”.

Please, remember to do that. We will check all the email received and the name of people accessing the department.

Thanks for your collaboration.

Samantha Seresini

 

 

March 28th

Dear All,

I hope you and your loved ones are all fine.

As you have read and seen, we are still far away from the end of the emergency and we have to persist in implementing preventive measures to gain concrete results from the efforts done so far.

Therefore we think that further actions need to be introduced to achieve this goal.

First of all, as anticipated, there should be a further reduction of people accessing the department: we are not taking specific measures but please be responsible and close all activities that can be postponed. If you can work from home, please do it.

Temperature screening will be implemented: every day from 7:30 am to 5 pm all those accessing the department should, immediately after entering, go to Samantha and Fabio's office (building 13, 3rd floor) and follow the procedure they will indicate.
All those accessing the department before 7:30 am and still present on site at 7:30 am, have to go to Samantha and Fabio's office at 7:30 am for temperature screening.
If you access and leave before 7:30 am or if you are access the department after 5 pm or during the week-end, you will be asked to auto-certify your temperature (for auto-certification instructions will follow).

Moreover, the quarantine for ascertained and suspected cases will be of 21 days, instead of 14. All those who have been asked to suspend their access to the department should prolong their suspension to meet these new criteria. As mentioned, the formal authorization to be able to access to the dept after the suspension can be requested to: Pier Giuseppe Pelicci (piergiuseppe.pelicci@ieo.it) with Annalisa Ariesi (annalisa.ariesi@ieo.it) and Roberta Carbone (roberta.carbone@ieo.it) in cc.

Thank you again for you collaboration.
PG

 

 

March 21st

Dear All,

In order to protect the health of our community, we would like to remind to our colleagues that are in quarantine or in smart working that:

Though you are not receiving the email **do you feel well?**, you are kindly invited to inform us about any modification of your health status (fever and/or symptoms; see below). This is critical to eventually plan your access to the department.
You need to ask and obtain a formal authorization from us to access the department again at the end of your quarantine or of the smart working.

Thank you again for your comprehension and collaboration.

Keep Up Your Spirit!
PG

 

 

March 20th

Dear all,

it is crucial you inform us immediately about fever (even below 37.5ºC) and/or any of the symptoms linked to Coronavirus infection (fatigue, cough, dyspnea, altered sense of smell, diarrhea etc). Only this way we can promptly map your contacts in the dept and adopt adequate measures to protect the health of our community.

We are sure you understand the importance of this behavior.

Best
PG

 

 

March 19th

Dear All,

In line with the indications received from the Chairman of the Department, we remind you that you must observe 14 days of suspension if you:

  • Have been in contact with a patient or a positive individual.
  • Have fever >37.5ºC and/or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must remain in quarantine for 14 days starting from the disappearance of any symptoms.
  • Have been specifically requested by the Chairman or by the Executive Director to observe 14 days of suspension.

Moreover, your access to the campus and Dpt is not allowed if you:

  • Live in close contact with hospital personnel (doctors, nurses, volunteers) or more in general health workers involved in management of the Coronavirus emergency.
  • Reside in an area with a significantly high density of cases.

For all the above mentioned cases, you must request and obtain formal authorization from the Chairman to be able to access the department again.

Thank you again for your cooperation.
PG

 

 

March 16th

Dear All,

In order to maximize the safeguard of your health, we have decided to implement an active system to track the health status of each one of you and take cautionary containment measures immediately, if needed.

To this aim, people of each shift will receive every day a mail with a subject line:

***DO YOU FEEL WELL?***

All you HAVE TO DO is to send a reply writing YES or NO within two hours.

IF YOU RECEIVED THE EMAIL, YOU MUST REPLY (please don’t ask question related to your specific situation, just reply).

In case you reply NO: We will contact you and the opportune authorities and help you follow the correct procedures.

In case we do not hear from you: We assume that PEOPLE WHO DO NOT reply may not be feeling well: in this case we will contact them immediately for further actions and if necessary alert the other colleagues in the same shift and temporarily stop their access to the department until we obtain more information.

Therefore your collaboration is essential: DO NOT FORGET TO REPLY – SmartWorkers as well

Set an alarm on your smartphone NOW in order to make sure you reply as indicated below.

  • People of the 1st shift (5am-noon): you will receive an email at 8pm of the day before your shift and you are requested to reply by 10 pm.
  • People of the 2nd shift (12.30 pm- 5pm): you will receive an email at 9 am of the same day of your shift and you are requested to reply by 11am.
  • People of the 3rd shift (5.30 pm- 4am): you will receive an email at 1pm of the same day of your shift and you are requested to reply by 3pm.
  • Members of the department who are granted access for the whole day: you will receive an email at 8pm and you are requested to reply by 10 pm of the day before your next access to the Dpt.

Thank you for your collaboration.
PG

Additional privacy information (COVID-19 emergency)
The requested information is acquired to prevent the COVID-19 infection, on the basis of the implementation of anti-infection safety protocols, pursuant to art. 1, no. 7, lett. d) of the Prime Ministerial Decree of 11 March 2020, and may be kept until the end of the state of emergency.
The processing of personal data is designed to meet the specific needs of our department, while ensuring compliance with the principle of proportionality, balancing the needs of public health with those of privacy protection.
The information will not be communicated or spread to third parties other than those included in specific regulatory provisions (e.g. in case of any request by the Health Authority to retrace the series of potential "close contacts of a COVID-19 positive worker”).

 

 

March 12th

Dear All,

In line with the new decree of the Prime Minister regarding the Coronavirus outbreak and coherently with all we have done so far to handle the emergency, we are immediately implementing new work modalities that aim at:

  • maximally safeguarding your health;
  • controlling and limiting damage to the ongoing research activities (this is not our main priority but it will be critical to maintain the viability of the groups and the whole department after the end of the emergency).

Each group leader has mapped those research activities whose abrupt interruption would cause severe damage and those others whose interruption will only cause delays in project completion

Until further notice, only the activities of the first group will be maintained and therefore only the personnel responsible for these activities will be granted access to the Department.

To avoid crowding and decrease personal contacts, we have decided to implement 3 shifts : 

  • 1st shift: from 5 am (not before) to noon (MAX) 
  • 2nd shift: from 12.30 pm (not before) to 5 pm (MAX) 
  • 3rd shift: from 5.30 pm (not before) to 4 am (MAX)

In each shift, no more than 30 scientists will be simultaneously present in the Department, resulting in an extremely low occupancy. It is obvious that all essential safety measures (maximum distance, hand washing and disinfection) must be rigorously observed, as by previous communication

A list with people granted access in one of the three shifts will be circulated shortly. 

Anyone who feels uncomfortable coming to work or has any practical issues (e.g. with the use of public transportation) should simply send a communication to his/her PI  to inform him/her that he/she will work from home. 

We would like to conclude by saying that the maturity, sense of responsibility and commitment of our community in this emergency have been truly impressive: we are proud of what you are all doing.

Take good care of yourself: andrà tutto bene.

PG

**************

Dear All,

Please note that work shifts as defined by your PI are PERMANENT and NON CHANGEABLE FOR ANY REASON. No exception whatsoever is allowed.

This is for the safeguard of your health and to PREVENT THE SHUT DOWN of the entire department in case one of us becomes infected with COVID-19.

The door handles for access to the department buildings and inside the buildings will be sprayed with 70% Ethanol solution at least two times a day by the cleaning staff (you may find them wet).

As concerns clusters and facilities, we ask for your support (on a voluntary basis) to contribute to the disinfection of the handles of the doors that remain closed during the day (including the doors for the access to and from the stairs).

As an additional cautionary measure, we ask all of you to clean the surfaces of the work areas you use (benches, hoods and desks) with 70% Ethanol (Farmecol) at the end of your shift.

Finally, keep in mind that smartphones are potentially contaminated surfaces. Clean them appropriately.

All the best,

PG

 

 

March 9th

Dear All,

In addition to formal notifications regarding our new rules, we think it is time to do something more to raise the awareness of the current situation, improve our behavior inside and outside our work place, and also help our friends and relatives improve theirs.

 The level of emergency in the Hospitals in our regions is unprecedented. The particularly high mortality of people in the elderly is due not only to the intrinsic lethality of this infection for people at an advanced age, but also to the fact that in some critical situations intensive care to old patients must be discontinued to free mechanical ventilators for younger patients with higher chances to survive. Young patients under mechanical ventilation are a significant fraction of the hospitalized patients and it is unclear in most cases how long it will take for recovery and what the long term consequences of viral pneumonia will be on pulmonary function.

 So each one of us has an enormous responsibility.

 We should all realize that complying to strict safety rules while at work is NOT enough. A very critical issue we should all become aware of, is the fact that these days social activities of any kind may be very dangerous. An old friend and a perfect stranger have the same chance to be infected and spread the virus to people around them.

In turn, you may be an asymptomatic or partially symptomatic infected person: you may unwillingly put at risk your parents, relatives and friends if you do not respect apparently crazy and excessive guidelines such as those related to maintenance of a social distance.

Therefore, in addition to avoiding such social activities you may want to encourage people who are dear to you to do the same.

A hashtag has become viral today: #iostoacasa (#Istayhome). We think that having the chance to continue working is an enormous opportunity and we have carefully worked to make it possible while keeping you safe.

But for the remaining part of your time please stay home and keep your dears safe.

Warm regards

PG

on the behalf of the Scientific Council

**************

Dear all,

today has been a particularly intense day, during which we all contributed, each of us in his/her role, for the implementation of guidelines aimed at our own safeguard and our families’, and for the reorganization of the department to guarantee its functioning.

I would like to thank you all for your great effort.

I am proud of compactness shown by the department and satisfied with what we have done. Hopefully you all are too. I am convinced the department is now a safer place, at least as much as it can be in this emergency.

Thank you all,

PG

on behalf of all of us

 

 

March 8th

Dear All,

Because of the recent evolution of the Coronavirus epidemics in our region, on the basis of the restrictions, rules and guidelines implemented by the recent decree of the Italian government (see attachment), we have decided to implement new rules regarding the access to the Campus and the Department buildings.

The new rules are very restrictive and impose serious limitations on our daily activities. While we welcome suggestions to improve the safeguard of your health, we ask you to adhere to them strictly and unconditionally. 

Although the disease can be lethal mainly for people more than 65 years old, we remind you that a significant number of seriously ill patients are young and many of the patients in intensive care and needing mechanical ventilation are less than 40 years old. Therefore, a responsible behavior is really critical for you and the people around you.

Access to the Campus and IEO department is forbidden to anyone who:

  1. is positive to the Coronavirus test
  2. has been in contact with a patient or a positive individual
  3. resides in an area with significantly high density of cases (including but not only previous red zones, e.g. Codogno, Castiglione d’Adda, Casalpusterlengo, Fombio, Maleo, Somaglia, Bertonico, Terranova dei Passerini, Castelgerundo e San Fiorano)
  4. has fever >37.5C and / or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must stay at home and contact your practitioner for instructions.

**New rules**

  1. Access to the Department and work will be organized in two daily shifts:
  • from any time in the morning to 1.30pm
  • from 2pm to any time in the night

No overlap whatsoever between people in the two shifts is allowed.

  1. Accordingly, people of each research group or Technology Unit will be divided in two groupsby the PI or the Coordinator of the TU starting from today. Based on motivated personal needs, with a priority being given to people with children, you can ask your PI or the Coordinator of your Technological Unit for a change in your shift by tomorrow (Monday 9th).

In principle, maintenance of separated shifts, in addition to reducing crowding, also reduces the risk of extensive quarantines of the Department personnel should a case of Coronavirus infection be reported.

  1. All of you, including permanent staff, are allowed from now on to flexibly work from the Department or from home (“smart working”) without any additional requests to the Human Resources

In fact, we strongly encourage remote work for all activities that do not require your presence on site.

Detailed instructions from the IEO HR office will follow in the next days.

  1. To enable work from home, the number of available VPNs has been increased to 120 simultaneous connections.
  2. Although bar and canteen will remain open (with a significant change of rules for the access, which will be circulated shortly), we strongly recommend that you have meals at your place, prior or after your daily shift. 
  3. Access to the break area will be limited to 3 peopleand is meant exclusively to get access to vendor machines. No permanence is allowed except for the minimum time needed.
  4. No lab meetingsare allowed anymore.
  5. Only meetings of two people max.are allowed (either in individual offices or in meeting rooms).
  6. No new membersare allowed to join the research groups until further notice.

Please note that while there are no formal restrictions related to the use of public transportation, general responsibility principles apply: 

  • please avoid public transportation whenever possible and in particular in case of crowding
  • sanitize your hands when you get off (you are free to take home some of the disinfectant we prepared in the kitchen)
  • wash your hands as soon as you arrive at the department, before starting any activity.

Finally, please note that because of the current shortage of protective masks, we cannot distribute them to the people in the department. However, you are free (and in fact encouraged to) use them. Please remember that they are mainly meant to prevent spreading of the virus from infected people (including asymptomatic individuals). Therefore, when wearing them you should still adhere to the critical hygienic rules (washing and disinfecting hands). Masks must be replaced every max 3hr.

All the best

Pier Giuseppe

Dear All,

please find below some information concerning the measures adopted by national and local civil and sanitary authorities, in order to safeguard public health and support a serene prosecution of our activities:

  1. Starting form Monday February 24th until March 1st, in all headquarters of the University of Milan (including IEO), as a preventive measure, all teaching activities are suspended (such as courses and seminars), exams, conferences (internal or open to external audience), and examinations (both oral and written). This decision has been taken by the Directors of Lombard Universities (Conferenza dei Rettori delle Università Lombarde) and communicated by the Rector of the University of Milan. As for us, this implies the suspension of all seminars, conferences or meetings open to external people planned for next week. In absence of other communication from the authorities, these activities will start again on Monday march 2nd.
  2. The Direzione Sanitaria of our institute, according to the guidelines of the general welfare direction of Regione Lombardia, rescheduled all the appointments of patients coming from the local area of epidemic outbreak and adopted proper measures for IEO personnel living there. As for us, none of our colleagues at the department comes from the area of the outbreak.
  3. If a collaborator of our department should display symptoms of infection (typical symptoms of the common flu) during working hours or if there was a risk of contagion (namely contacts with people from geographic areas considered at risk), please contact the Direzione Sanitaria IEO as previously communicated. Likewise, if symptoms arise at home or anywhere outside our department, you are invited to follow the recommendations of local Sanitary Authority, e.g. contact immediately the Emergency Number of Lombardy  (800894545) or the green numbers for health assistance 1500 o 112, to get an evaluation of your health status and your fit for work. 
  4. Concerning the safety measures to adopt, the main one is and remains the universal precaution to prevent infections: “proper hand washing”. You can find attached also the brochure of the Ministry of Health, already circulated by the Direzione Sanitaria of our institute.

We will continue our daily activities, with our usual professionalism and devotion, avoiding any alarmism.

We will keep you informed about any further information and data that will become available in the next days.

Questa è una pagina provvisoria dedicata all’emergenza COVID-19

 

Abbiamo adottato una serie di misure di sicurezza per la protezione del nostro personale e delle loro famiglie e, contemporaneamente, mantenuto le attività di ricerca dei nostri laboratori. Consideriamo questi obiettivi molto importanti, non solo per fronteggiare l’attuale situazione di emergenza, ma anche per evitare di interrompere un lavoro di ricerca iniziato da anni. Interruzione che avrebbe conseguenze importanti per la ricerca sui tumori e per una rapida ripartenza delle attività, quando l’emergenza sarà finita.

Abbiamo, inoltre, deciso di condividere le nostre comunicazioni interne relativamente all’emergenza COVID-19, con la speranza che la nostra esperienza possa essere d’aiuto ad altri laboratori di ricerca.

#lavoriamoinsicurezza
#lascienzavincesempre

Comunicazioni interne

 

 

30 marzo

Cari,
chiediamo a tutti quelli che avranno accesso al dipartimento prima delle 07.30, dopo le 17.00, o durante i fine settimana, di autocertificare la propria temperatura, mandando un'email a lar-labman.
Questo il testo dell'email:

"Dichiaro di aver misurato la mia temperatura corporea, prima di recarmi alla mia postazione di lavoro, e che questa è inferiore a 37.5°C".

Per favore, ricordatevi di farlo. Noi controlleremo tutte le email ricevute, durante la giornata, e il nome delle persone che hanno avuto accesso al dipartimento.

Grazie per la vostra collaborazione.

Samantha Seresini

 

 

28 marzo

Carissimi,

spero che tutti voi e i vostri cari stiate bene.

Come avrete letto e visto, siamo ancora lontani dalla fine dell'emergenza e dobbiamo persistere nell'incrementare le misure preventive, in modo da ottenere risultati concreti dagli sforzi che abbiamo fatto fino ad ora.

Perciò, pensiamo serva mettere in pratica ulteriori azioni in modo da raggiungere questo obiettivo.

Innanzitutto, come anticipato, sarebbe opportuno che ci fosse un'ulteriore riduzione degli accessi del personale al dipartimento. Non abbiamo preso misure specifiche al riguardo, ma contiamo sul vostro senso di responsabilità. Per favore, fermate tutte quelle attività che possono essere rimandate. Se potete lavorare da casa, per favore, fatelo.

Lo screening della temperatura corporea sarà implementato: ogni giorno, dalle 07.30 alle 17.00, tutti coloro che accederanno al dipartimento, dovranno immediatamente recarsi nell'ufficio di Samantha e Fabio (edificio 13, terzo piano) e seguire le procedure da loro indicate.
Tutti quelli che entreranno in dipartimento prima delle 07.30, e che saranno ancora presenti alle 07.30, dovranno recarsi nell'ufficio di Samantha e Fabio alle 07.30 per farsi misurare la temperatura.
Coloro che accederanno e andranno via prima delle 07.30 o dopo le 17.00 o durante i fine settimana, dovranno autocertificare la propria temperatura corporea (seguiranno prossimamente le istruzioni relative all'autocertificazione).

Inoltre, la quarantena per i casi certi e per quelli sospetti sarà di 21 giorni, invece che 14. Tutti coloro a cui è già stato chiesto di sospendere il proprio accesso al dipartimento, dovranno prolungare questo periodo in modo che rispetti queste nuove regole. Come già detto in precedenza, la richiesta di autorizzazione formale per poter accedere al dipartimento, dopo il periodo di quarantena, dovrà essere fatta a: Pier Giuseppe Pelicci (piergiuseppe.pelicci@ieo.it), mettendo in copia Annalisa Ariesi (annalisa.ariesi@ieo.it) e Roberta Carbone (roberta.carbone@ieo.it).

Grazie ancora per la vostra collaborazione.
PG

 

 

21 marzo

Carissimi,

al fine di proteggere la salute della nostra comunità, vorremmo ricordare ai nostri colleghi che sono in quarantena o in smart working, che:

  • Sebbene non riceviate l'email  **ti senti bene?**, siete gentilmente invitati ad informarci su qualsiasi modifica del vostro stato di salute (febbre e/o altri sintomi; vedi sotto). Ciò è critico per consentirci di pianificare, eventualmente, un vostro futuro accesso al dipartimento.
  • Dovete richiedere e ottenere una nostra autorizzazione formale per accedere nuovamente al dipartimento, al termine del vostro periodo di quarantena o di quello di smart working.

Grazie ancora per la vostra comprensione e collaborazione.

Tenete alto il morale!
PG

 

 

20 marzo

Carissimi,

è cruciale che ci informiate immediatamente se riscontrate febbre (anche inferiore ai 37.5ºC) e/o qualsiasi sintomo legato all'infezione da Coronavirus (affaticamento, tosse, dispnea, alterazioni del gusto e dell'olfatto, diarrea, etc). Solamente in questo modo, potremo mappare prontamente i vostri contatti all'interno del dipartimento e adottare le misure più adeguate per proteggere la salute di tutta la nostra comunità.

Siamo certi che comprendiate l'importanza di questo comportamento.
Augurandovi il meglio.
PG

 

 

19 marzo

Carissimi,
in linea con le indicazioni ricevute dal Direttore del Dipartimento, vi ricordiamo che dovete sottoporvi a 14 giorni di sospensione dal lavoro se:

  • Siete stati in contatto con un paziente o con una persona positiva al Coronavirus.
  • Avete febbre > ai 37.5ºC e/o sintomi respiratori, anche lievi. In questo caso, inoltre, dovrete rimanere in quarantena per altri 14 giorni, da quando tutti questi sintomi saranno passati.
  • Il Direttore del Dipartimento o il Direttore Esecutivo vi hanno espressamente richiesto di osservare i 14 giorni di sospensione dal lavoro.

Inoltre, il vostro accesso al campus e al Dipartimento non sono permessi se:

  • Vivete a stretto contatto con personale ospedaliero (dottori, infermieri, volontari o, ancora più in generale, qualsiasi persona coinvolta, a livello sanitario, nella gestione dell'emergenza da Coronavirus).
  • Risiedete in un'area con un'alta densità di casi di persone positive al Coronavirus.

Tutti i casi sopra riportati, dovranno richiedere e ottenere una formale autorizzazione, da parte del Direttore, per poter nuovamente avere accesso al Dipartimento.

Grazie ancora per la vostra cooperazione.
PG

 

 

16 marzo

Carissimi,

al fine di massimizzare la salvaguardia della vostra salute, abbiamo messo a punto un sistema attivo per tracciare lo stato di salute di ognuno di voi in modo da poter adottare immediatamente misure di contenimento cautelative, se necessario.

A tal fine, le persone di ogni turno riceveranno ogni giorno un’e-mail con l’oggetto:

***TI SENTI BENE?***

Tutto quello che DEVI FARE è inviare una risposta scrivendo SÌ o NO, entro due ore dalla ricezione dell’email.

SE RICEVI L’EMAIL, DEVI RISPONDERE (per favore non fare domande relative alla tua situazione specifica, rispondi e basta).

Nel caso in cui rispondessi NO: contatteremo te e le autorità competenti e ti aiuteremo a seguire le procedure corrette.

Nel caso in cui non avessimo tue notizie: supporremo che le PERSONE CHE NON RISPONDONO potrebbero non sentirsi bene: in questo caso le contatteremo immediatamente per ulteriori azioni e, se necessario, avviseremo gli altri colleghi dello stesso turno e interromperemo temporaneamente il loro accesso al dipartimento, fino a quando non avremo ulteriori informazioni.

Pertanto, la tua collaborazione è essenziale: NON DIMENTICARE DI RISPONDEREquesto vale anche per gli SmartWorker.

Imposta una sveglia sul tuo smartphone ORA per assicurarti di rispondere come indicato di seguito.

  • Se lavori nel 1 ° turno (05:00-12.00): riceverai un’e-mail alle 20:00 del giorno prima del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 22:00.
  • Se lavori nel 2 ° turno (12.30-17.00): riceverai un’e-mail alle 09:00 dello stesso giorno del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 11:00.
  • Se lavori nel 3 ° turno (17.30-04.00): riceverai un’e-mail alle 13:00 dello stesso giorno del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 15:00.
  • Se sei un membro del dipartimento a cui è concesso l’accesso per l'intera giornata: riceverai un’e-mail alle 20:00 e ti verrà chiesto di rispondere entro le 22:00 del giorno prima del tuo prossimo accesso al dipartimento.

Grazie per la vostra collaborazione.
PG

Informativa privacy integrativa (Emergenza COVID-19)
Le informazioni richieste vengono acquisite per prevenire il contagio da COVID-19 sulla base dell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio, ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020, e potranno essere conservate fino al termine dello stato d’emergenza.
Il trattamento dei dati personali è pensato per rispondere alle specifiche esigenze del nostro dipartimento ma garantendo il rispetto del principio di proporzionalità, bilanciando le esigenze di salute pubblica con quelle di tutela della riservatezza.
Le informazioni non saranno diffuse o comunicate a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19”).

 

 

12 marzo

Carissimi,

in linea con il nuovo decreto del Primo Ministro sull’epidemia di Coronavirus e coerentemente con tutto ciò che abbiamo fatto finora per gestire l’emergenza, abbiamo prontamente implementato nuove modalità di lavoro che mirano a:

  • salvaguardare al massimo la vostra salute;
  • controllare e limitare i danni alle attività di ricerca in corso (questa non è la nostra priorità, ma è un’azione cruciale per poter garantire la produttività dei gruppi, e dell’intero dipartimento, una volta che questa emergenza sarà terminata).

A questo scopo, ogni group leader ha indicato le attività di ricerca la cui brusca interruzione provocherebbe gravi danni e quelle la cui sospensione causerebbe solo ritardi nel completamento dei progetti in corso.

Fino a nuovo avviso, saranno mantenute solo le attività del primo gruppo e, pertanto, solo il personale responsabile di tali attività avrà accesso al dipartimento.

Per evitare l’affollamento e ridurre i contatti personali, abbiamo deciso di implementare 3 turni di lavoro:

1 ° turno: dalle 05.00 (non prima) alle 12.00 (MAX)

2 ° turno: dalle 12.30 (non prima) alle 17.00 (MAX)

3 ° turno: dalle 17.30 (non prima) alle 04.00 (MAX)

Durante ogni turno, potranno essere presenti contemporaneamente nel dipartimentonon più di 30 scienziati, in modo da garantire una densità del personale estremamente bassa. È ovvio che tutte le misure di sicurezza essenziali (distanza massima, lavaggio e disinfezione delle mani) devono essere rigorosamente rispettate, come da comunicazione precedente.

A breve, verrà fatto circolare un elenco di persone a cui è consentito l’accesso in ognuno dei tre turni.

Chiunque si senta a disagio nel venire a lavorare, o abbia problemi pratici (ad es. nell’utilizzare i mezzi pubblici) dovrà semplicemente inviare una comunicazione al proprio responsabile per informarlo che lavorerà da casa.

Vorremmo concludere dicendo che la maturità, il senso di responsabilità e l’impegno della nostra comunità in questa emergenza sono stati davvero straordinari: siamo orgogliosi di ciò che tutti voi state facendo.

Abbiate cura di voi: andrà tutto bene.

PG

**************

Carissimi,

tenete presente, per favore, che i turni di lavoro definiti dal proprio responsabile sono PERMANENTI e NON MODIFICABILI, PER QUALSIASI MOTIVO. Non è consentita alcuna eccezione.

Questa decisione è stata presa per la salvaguardia della vostra salute e per PREVENIRE LA CHIUSURA dell’intero dipartimento, nel caso in cui uno di noi venga infettato da COVID-19.

Sia le maniglie delle porte di accesso, che quelle interne agli edifici del dipartimento, saranno spruzzate con una soluzione di etanolo al 70%, almeno due volte al giorno, dal personale addetto alle pulizie (potreste, quindi, trovarle bagnate).

Per quanto riguarda gli spazi di laboratorio e i servizi tecnologici, chiediamo il vostro supporto (su base volontaria) per contribuire alla disinfezione delle maniglie delle porte che rimangono chiuse durante il giorno (comprese le porte per l’accesso da e per le scale).

Come ulteriore misura cautelativa, vi chiediamo di pulire, alla fine del vostro turno, le superfici delle aree di lavoro che utilizzate (banconi, scrivanie e cappe) con etanolo al 70% (Farmecol).

Infine, tenete presente che gli smartphone sono superfici potenzialmente contaminate. Puliteli regolarmente e in modo appropriato.

A presto,

PG

 

9 marzo

Carissimi,

oltre alle notifiche formali riguardanti le nostre nuove regole, pensiamo che sia tempo di fare qualcosa in più per aumentare la consapevolezza di ognuno di noi sulla situazione attuale, migliorare il nostro comportamento sia all’interno che all’esterno del posto di lavoro, in modo da aiutare così anche i nostri amici e parenti.

Il livello di emergenza negli ospedali della nostra regione non ha precedenti. La mortalità particolarmente elevata delle persone anziane è dovuta, non solo all’intrinseca letalità di questa infezione, ma anche al fatto che in alcune situazioni critiche la terapia intensiva per i pazienti anziani deve essere sospesa per consentire l’utilizzo dei sistemi di ventilazione assistita ai pazienti più giovani, con maggiori possibilità di sopravvivere. Purtroppo, i giovani che necessitano di questo trattamento rappresentano una frazione significativa dei pazienti ad oggi ospedalizzati e, nella maggior parte dei casi, non è chiaro quanto tempo ci vorrà per il loro completo recupero e quali saranno le conseguenze a lungo termine della polmonite virale sulla funzione polmonare.

Quindi ognuno di noi ha un’enorme responsabilità.

Dovremmo tutti renderci conto che il rispetto delle rigide norme di sicurezza, durante il lavoro, NON è sufficiente. Una questione molto critica di cui dovremmo essere tutti consapevoli è il fatto che, in questi giorni, le attività sociali, di qualsiasi tipo, possono essere molto pericolose. Un vecchio amico e un perfetto estraneo hanno le stesse possibilità di essere infetti e diffondere, quindi, il virus alle persone che li circondano.

Inoltre, ognuno di noi potrebbe essere infetto ma asintomatico o parzialmente sintomatico: mettendo, così, involontariamente a rischio i propri genitori, parenti e amici, non rispettando linee guida apparentemente folli ed eccessive, come quelle relative al mantenimento della distanza sociale.

Pertanto, oltre ad evitare tali attività sociali, è importante incoraggiare i propri cari a fare lo stesso.

Oggi un hashtag è diventato virale: #iostoacasa (#Istayhome). Pensiamo che avere la possibilità di continuare a lavorare sia un’enorme opportunità e per questo ci siamo impegnati a fondo per renderlo possibile, in modo sicuro.

Tuttavia, per la restante parte del tempo, si deve restare a casa e tenere al sicuro i propri cari.

Un caro saluto

PG

a nome del consiglio scientifico

**************

Carissimi,

oggi è stata una giornata particolarmente intensa, durante la quale tutti abbiamo contribuito, ognuno con il proprio ruolo, ad implementare le linee guida mirate alla nostra salvaguardia, a quella delle nostre famiglie e alla riorganizzazione del dipartimento, in modo da poter continuare a garantirne il funzionamento.

Vorrei ringraziare tutti voi per il vostro grande sforzo.

Sono orgoglioso della compattezza mostrata dal dipartimento e soddisfatto di ciò che abbiamo fatto. Spero che lo siate anche voi. Sono convinto che il dipartimento sia ora un posto più sicuro, per quanto possa esserlo durante un’emergenza di questa entità.

Grazie a tutti,

PG

a nome di tutti noi

 

8 marzo

Carissimi,

A causa della recente evoluzione delle epidemie di Coronavirus nella nostra regione, sulla base delle restrizioni, delle regole e delle linee guida attuate dal recente decreto del governo italiano (vedi allegato), abbiamo deciso di adottare nuove regole relative all’accesso al Campus e agli edifici del dipartimento.

Le nuove regole sono molto restrittive e impongono serie limitazioni alle nostre attività quotidiane. Qualsiasi suggerimento per migliorare la tutela della vostra salute è più che bene accetto, nel frattempo, però, vi chiediamo di rispettare rigorosamente e in modo assoluto queste nuove norme.

Sebbene la malattia possa essere letale principalmente per le persone di età superiore ai 65 anni, vi ricordiamo che un numero significativo di pazienti gravemente malati sono giovani e molti dei ricoverati in terapia intensiva, che necessitano di ventilazione assistita, hanno meno di 40 anni. Pertanto, un comportamento responsabile è davvero fondamentale per salvaguardare la nostra salute e quella delle persone che ci circondano.

L’accesso al Campus e al dipartimento dell’IEO è vietato a chiunque:

  1. sia positivo per il test del Coronavirus
  2. sia stato in contatto con un paziente o un individuo positivo
  3. risieda in un'area con una densità significativamente elevatadi casi di Coronavirus (comprese, ma non solo, le precedenti zone rosse, ad esempio Codogno, Castiglione d’Adda, Casalpusterlengo, Fombio, Maleo, Somaglia, Bertonico, Terranova dei Passerini, Castelgerundo e San Fiorano)
  4. abbia la febbre > 37,5 ° C e / o sintomi respiratori, anche se lievi. In questo caso, si deve rimanere a casae contattare il proprio medico per istruzioni.

 

**Nuove regole**

 

  1. L’accesso al dipartimento e il lavoro saranno organizzati in due turni giornalieri:
  • da qualsiasi momento della mattina alle 13:30
  • dalle 14:00 a qualsiasi ora della notte.

Non è consentita alcuna sovrapposizione tra le persone dei due diversi turni.

  1. Di conseguenza, le persone di ciascun gruppo di ricerca o unità tecnologica saranno divise in due gruppi dai propri responsabili, a partire da oggi. Sulla base di esigenze personali motivate, con priorità per le persone con bambini, è possibile chiedere al proprio coordinatore di cambiare il tuo turno entro domani (lunedì 9 marzo).

In linea di principio, il mantenimento di turni separati, oltre a ridurre l’affollamento, diminuisce anche il rischio di attuazione di ampie quarantene del personale del dipartimento, nel caso in cui venga segnalato un caso di infezione da Coronavirus.

  1. Tutti, compreso il personale assunto a tempo indeterminato, da adesso in poi potranno lavorare in modo flessibile dal dipartimento o da casa ("lavoro intelligente") senza bisogno di inoltrare ulteriori richieste alle Risorse Umane.

Infatti, vogliamo incoraggiare fortemente il lavoro a distanza per tutte le attività che non richiedono la presenza in dipartimento.

Nei prossimi giorni, l’ufficio risorse umane dell’IEO invierà istruzioni dettagliate al riguardo.

  1. Per consentire il lavoro da casa, il numero di VPN disponibili è stato aumentato in modo da poter consentire 120 connessioni simulanee.
  2. Sebbene il bar e la mensa rimangano aperti (con un significativo cambiamento delle regole di accesso, che saranno diffuse a breve), si consiglia vivamente di consumare i pasti a casa, prima o dopo il turno giornaliero.
  3. L’accesso all’area break sarà limitato a 3 persone alla volta ed è pensato esclusivamente per consentire l’utilizzo dei distributori automatici. La permanenza è consentita solo per il tempo minimo necessario.
  4. Non sono più consentiti lab meetings.
  5. Sono ammesse (nei singoli uffici o nelle sale riunioni) solamente riunioni di massimo due persone.
  6. Nessun nuovo membro del dipartimento può essere ammesso, nei gruppi di ricerca, fino a nuovo avviso.

Si noti che, sebbene non vi siano restrizioni formali relative all’uso del trasporto pubblico, si applicano i principi di responsabilità generale:

  • si prega di evitare i mezzi pubblici, quando possibile, e in particolare in caso di affollamento
  • si raccomanda di disinfettarsi sempre le mani quando si scende dai mezzi pubblici (è possibile, a questo scopo, portare con sé un po’ del disinfettante che è stato appositamente preparato in dipartimento)
  • si prega di lavarsi sempre le mani non appena giunti al dipartimento, prima di iniziare qualsiasi attività.

Infine, dobbiamo purtroppo informarvi che, a causa dell’attuale carenza di mascherine protettive, non sarà possibile distribuirle al personale del dipartimento. Tuttavia, ognuno è libero, nonché incoraggiato, ad utilizzarle. È cruciale non dimenticare che, questi dispositivi di protezione, hanno principalmente lo scopo di prevenire la diffusione del virus da parte di persone infette (compresi gli individui asintomatici). Pertanto, quando le si indossa, bisogna comunque rispettare le regole igieniche fondamentali (lavaggio e disinfezione delle mani). Le mascherine devono essere sostituite ogni 3 ore al massimo.

Un caro saluto

Pier Giuseppe​

23 febbraio

Carissimi,

di seguito sono riportate alcune informazioni relative alle misure adottate dalle autorità civili e sanitarie nazionali e locali, al fine di salvaguardare la salute pubblica e consentirci di proseguire serenamente le nostre attività:

  1. A partire da lunedì 24 febbraio, fino a domenica 1 marzo, in tutte le sedi dell’Università degli Studi di Milano (incluso l’IEO), come misura preventiva, tutte le attività di insegnamento sono sospese (corsi e seminari), esami, conferenze (interne o aperte al pubblico) ed esami (sia orali che scritti). Questa decisione è stata presa dai Direttori delle Università lombarde (Conferenza dei Rettori delle Università Lombarde) e comunicata dal Rettore dell’Università degli Studi di Milano. Quanto a noi, ciò implica la sospensione di tutti i seminari e conferenze, o gli incontri aperti a persone esterne, programmate per la prossima settimana. In assenza di altre comunicazioni da parte delle autorità, queste attività riprenderanno lunedì 2 marzo.
  2. La Direzione Sanitaria del nostro istituto, secondo le linee guida della direzione generale del benessere della Regione Lombardia, ha riprogrammato tutti gli appuntamenti dei pazienti provenienti dalla zona rossa dell’epidemia e ha adottato misure adeguate per il personale IEO che vive in quelle aree. Per quanto riguarda noi, nessuno dei membri del dipartimento proviene dall’area calda dell’epidemia.
  3. Se un collaboratore del nostro dipartimento dovesse mostrare sintomi di infezione (i tipici sintomi dell’influenza comune) durante l’orario di lavoro, o se dovesse sussistere un rischio di contagio (vale a dire contatti con persone provenienti dalle aree geografiche considerate a rischio), si prega di contattare la Direzione Sanitaria dell’IEO, come precedentemente comunicato. Allo stesso modo, se i sintomi dovessero insorgere a casa, o dovunque al di fuori del nostro dipartimento, siete invitati a seguire prontamente le raccomandazioni dell’autorità sanitaria locale, ad es. contattare immediatamente il Numero di emergenza della Lombardia(800894545) o i numeri verdi per l’assistenza sanitaria 1500 o 112, per ottenere una valutazione del proprio stato di salute e della propria idoneità al lavoro.
  4. Per quanto riguarda le misure di sicurezza da adottare, la principale è, e rimane, la precauzione universale per prevenire le infezioni: "un corretto lavaggio delle mani". Potete trovare, in allegato, anche la brochure del Ministero della Salute, già diffusa dalla Direzione Sanitaria del nostro istituto.

Nel frattempo, continueremo le nostre attività quotidiane, con la nostra solita professionalità e devozione, evitando qualsiasi allarmismo.

Nei prossimi giorni, non appena saranno disponibili ulteriori informazioni, vi terremo aggiornati sugli sviluppi.

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